Success Stories
Innovatives Künstler-CRM
Entdecke, wie die Automatisierung das Kundenmanagement eines dynamischen Kollektivs von Musiker/innen und DJs verändert hat, um die Effizienz zu steigern.
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Stell dir vor, die Verwaltung der vielen Facetten eines dynamischen Musikers/innen- und DJ-Kollektivs wäre so harmonisch wie ein perfekt dirigiertes Orchester - wo jeder Prozess, von der Geschäftsanbahnung bis zur Rechnungserstellung, nahtlos ineinandergreift. Das ist die Melodie, die wir in dieser Fallstudie spielen! Wir haben ein kompliziertes Aufgabenkonzert in eine liebliche Symphonie verwandelt, indem wir eine Kombination modernster Plattformen wie Airtable, HubSpot, ClickUp, Lexoffice, Dropbox, SendGrid und Typeform eingesetzt haben, die alle meisterhaft über Make.com orchestriert wurden. Neugierig geworden? Dann lass uns in die hohen Töne dieser digitalen Sinfonie eintauchen!
Ein dynamisches Kollektiv von Musiker/innen und DJs zu leiten ist wie der Versuch, eine Sinfonie ohne Partitur zu dirigieren. Das Ziel war klar - alles sollte von einer einzigen Plattform, Hubspot, aus verwaltet werden können und mit den anderen Plattformen synchronisiert werden. Aber der Prozess war eher unharmonisch als harmonisch.
Das Kollektiv brauchte eine Möglichkeit, um automatisch Musiker/innen auszuwählen, wobei Variablen wie Standort und Bewertung berücksichtigt werden sollten, und ihren Kund/innen die bestmöglichen Optionen zu schicken. Dies war ein entscheidender Faktor, um das Kundenerlebnis zu verbessern und den Geschäftsrhythmus aufrechtzuerhalten.
Außerdem war die Veranstaltungsorganisation ein weiterer Stolperstein. Um den Erfolg der Veranstaltung zu gewährleisten, war es wichtig, jeden Schritt der Veranstaltung zu planen. Der Einsatz von Clickup zu diesem Zweck brachte eine weitere Plattform ins Spiel, die den Prozess weiter verkomplizierte.
Die zunehmende Kakophonie bei der Verwaltung dieser verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Plattformen drohte die Harmonie des Kollektivs zu stören, so dass eine reibungslosere, besser orchestrierte Lösung erforderlich wurde.
Symphonie der Lösungen: Die Automatisierung der Verwaltung des Musikkollektivs
1. Deal-Erstellung - Unsere Automatisierung beginnt mit der Erstellung von Deals in Hubspot, der wichtigsten Verwaltungsplattform.
2. Musiker/innensuche und -auswahl - Eine maßgeschneiderte Suche nach Region und Bewertung wählt automatisch die passenden Musiker/innen für die Kund/innen aus und sorgt so jedes Mal für eine optimale Übereinstimmung.
3. Angebotserstellung und -übermittlung- Die Automatisierung erstellt ein Angebot, das direkt an den/die Kund/in geschickt wird, was die manuelle Arbeit erheblich reduziert.
4. Rechnungserstellung und -zustellung - Für verschiedene Veranstaltungstypen werden Vorschuss- und Schlussrechnungen automatisch erstellt und an den/die Kund/in gesendet. Für Veranstaltungen wie "Destination Wedding" und "Hochzeit" wird zunächst eine 50 %ige Anzahlungsrechnung erstellt, gefolgt von einer Schlussrechnung über den Restbetrag. Bei anderen Veranstaltungen wird die gesamte Rechnung auf einmal ausgestellt. Alle Rechnungen werden in Dropbox und Hubspot gespeichert, damit sie leicht zugänglich sind.
5. Erinnerungssystem - Um sicherzustellen, dass alle im Takt bleiben, werden automatische Erinnerungen für Organisator/innen, Musiker/innen und Kund/innen eingerichtet.
Um diese Automatisierung zu ermöglichen, wurde eine Reihe von Plattformen genutzt: Airtable, Hubspot, ClickUp, Lexoffice, Dropbox, Sendgrid und Typeform. Die gemeinsame Leitung dieser Plattformen war Make.com, das sie effektiv synchronisierte, um einen harmonisierten Arbeitsablauf zu schaffen.
Für wichtige Szenarien wie die Erstellung von Auftragsbestätigungen und Anzahlungsrechnungen wurden spezielle Auslöser festgelegt. Wenn z. B. das Feld "Auftragsbestätigung/Anzahlungsrechnung" in Hubspot auf "Auftragsbestätigung/Anzahlungsrechnung erstellen" gesetzt ist und eine Angebots-ID vorliegt, beginnt das System mit der automatischen Abfolge, d. h. dem Abrufen von Geschäftsinformationen, dem Erstellen von Auftragsbestätigungen und dem Speichern von Dokumenten in Dropbox und Hubspot.
Wenn das Feld "Angebot erstellen?" in Hubspot auf "Ja" gesetzt wird, beginnt eine weitere Kette automatisierter Aktionen, wie z. B. die Überprüfung der Geschäftsbeträge, die Verknüpfung von Kontakten, die Aktualisierung von Lexoffice, die Erstellung von Angebotsentwürfen, die Benachrichtigung von Hubspot-Nutzern und die Organisation von Dateien in Dropbox.
Der Automatisierungsprozess verwandelte Dissonanzen in Harmonie und schuf ein synchronisiertes und rationalisiertes System zur Verwaltung eines dynamischen Musikkollektivs.
Die Auswirkungen der Automatisierung waren umwerfend. Was einst eine Kakophonie unzusammenhängender Aufgaben war, wurde zu einer gut orchestrierten Sinfonie nahtloser Prozesse.
Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung der Deal-Erstellung, der Musiker/innenauswahl, der Angebotserstellung und der Rechnungsstellung konnten die Mitglieder des Kollektivs ihre Zeit der Förderung ihrer kreativen Arbeit widmen, anstatt sich in Verwaltungsarbeit zu verstricken. Sie konnten nun alles über eine einzige Plattform verwalten - Hubspot, die nahtlos mit allen anderen Tools synchronisiert wurde.
Verbesserte Kundenerfahrung: Die Automatisierung der Musiker/innenauswahl auf der Grundlage von Gebiet und Bewertung stellte sicher, dass die Kund/innen immer optimale Empfehlungen erhielten. Auch die schnelle und effiziente Zustellung von Angeboten und Rechnungen verbesserte die Kund/inneninteraktion und -zufriedenheit erheblich.
Verbesserte Veranstaltungsplanung: Die Automatisierung erstreckte sich auch auf die Eventplanung mit ClickUp: Da jeder Schritt klar definiert ist und automatische Erinnerungen gesetzt werden, wurde die Eventorganisation strukturierter und weniger stressig, was zu erfolgreicheren und reibungsloseren Events führte.
Größere Genauigkeit: Die Erstellung von Angebotsentwürfen, die Verknüpfung von Angeboten mit Kontakten und die Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen wurden automatisiert. Dadurch wurde die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich reduziert und ein hohes Maß an Genauigkeit in allen Prozessen gewährleistet.
Kurz gesagt, die Automatisierungslösung verwandelte ein Durcheinander von unharmonischen Aufgaben in einen harmonischen Rhythmus, der das Kollektiv zu größerem Erfolg führte. So konnten die Musiker und DJs den richtigen Ton bei ihren Kunden treffen und unvergessliche Erlebnisse schaffen.
